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Fases informativas en Emergencias y Catástrofes

A la hora de gestionar la información de emergencias definiremos dos fases fundamentales: la Fase de Alerta y la fase de alarma. Cuando nos enfrentemos a una emergencia o una catástrofe siempre se dará la segunda pero no necesariamente la primera. La aparición de la fase de alerta lleva aparejada la previsión de que la situación desestructurante va a ocurrir o puede llegar a presentarse. Es el caso, por ejemplo, de la llegada de un temporal. Sin embargo, hay situaciones de alarma que llegan de forma sorpresiva, como ocurrirá en un incendio fortuito en una nave con mercancías peligrosas.

La Fase de alerta

Es pues la destinada a que los ciudadanos conozcan la posibilidad de que se produzca la emergencia y tomen las medidas de autoprotección necesarias ante una emergencia o catástrofe

Cuando los gestores de la Protección Civil tienen conocimiento de que puede producirse una fenómeno natural, técnológico o de cualquier tipo capaz de producir una situación de emergencia debe efectuarse un aviso a la población. Será una comunicación clara, sencilla y concisa que explicará cuál es la situación que se prevé que ocurra.

Durante esta fase se realizará una constante tarea de reevaluación con los datos que se nos ofrecen sobre la situación posible que ha de desencadenarse. Es el caso de los continuos partes de fenómenos meteorológicos adversos que realiza el Instituto Nacional de Meteorología (España) y que, o bien pueden confirmar la situación prevista, o bien pueden, posteriormente, agravar la previsión o confirmar que la amenaza ha pasado o incluso es menor de lo previsto.

Uno de los objetivos que debe lograr esta fase de alerta es procurar una conducta adecuada del ciudadano a la hora de prepararse para afrontar una situación de alerta. Si esperamos una fuerte ola de frío, las recomendaciones a aportar recordarán la necesidad de tener fuentes de calor alternativas, alimentos, linternas, pilas, una emisora de radio, o proteger las conducciones de agua, entre otras cosas.

Por lo tanto, se debe facilitar de forma precisa, clara, concisa y convincente las pertinentes recomendaciones de Protección Civil, recordando además, en el caso de Europa, que el 112 será el teléfono a emplear en situaciones de emergencia para solicitar ayuda.

La Alerta por lo tanto debe ser:

– Clara. En cuanto a la probabilidad o no de que se produzca el acontecimiento que se está comunicando

– Continuada. Renovándose de forma permanente la información a la población con nuevos datos que expliquen la evolución del episodio.

– Urgente. No podemos esperar a que el temporal esté sobre nuestra cabeza para comenzar a realizar las recomendaciones precisas a la población. Entonces, ya será demasiado tarde.

– Categórica y específica. Los mensajes deben de ser los suficientemente precisos como para no dar lugar a interpretaciones y deben venir cargados de la solvencia y autoridad precisa con el fin de que logremos su mayor efectividad entre la mayor parte posible de la población.

– Instructivas. Con recomendaciones de actuación que sirvan para que los ciudadanos efectuen acciones positivas de autoprotección

– Frecuentes. La frecuencia de las comunicaciones variarán de unos casos a otros, pero en una situación de emergencia importante la renovación de los mensajes, con la aportación de nuevos datos y el recordatorio de las recomendaciones pertinentes, puede efectuarse cada 1 o 2 horas.

– Adaptada. Lógicamente debemos comunicar pensando en quíenes son los receptores de nuestros mensajes, adaptando los mismos a las características socioculturales e incluso económicas de la población diana.

La Fase de alarma

Cuando la emergencia es ya inmediata, o ha llegado, es difícil emplear palabras tranquilizadoras.

a) Debe definirse el área a informar y los métodos (megafonía, comunicados por radio y televisión, envíos de mensajes masivos desde la central de emegencias). El 112 de Madrid dispone de un sistema capaz de enviar un mensaje pregrabado a 20.000 abonados telefónicos del área que se determine en un muy breve espacio de tiempo. Para ello, emplea 60 líneas telefónicas de forma simultánea. Asimismo, el sistema de información de comunica de forma simultánea, vía mensajes cortos SMS, a cerca de 200 periodistas. En estos mensajes no sólo se incluye la información sobre el siniestro sino que se incorporán, si fuera preciso, las recomendaciones a facilitar a la población.

b) Los mensajes deben de ser claros y concisos, que no den lugar a interpretaciónes. Como dijimos más arriba, debemos tener claro a quienes están destinados, para adaptar su contenido.

Así las cosas, las eficacia de la alerta y de la alarma está en función de:

1. Contar con una fuente precisa y solvente.

2. Tomar la decisión de difundir el mensaje sin dilación y en el momento oportuno

3. Emplear el método de difusión y la red de comunicación más útil en cada caso.

“No se puede esperar a dar la alerta cuando el peligro ha surgido y tenemos las primeras víctimas”

Un ejemplo claro de como no debe de actuarse fue la difusión informativa empleada en el Huracán Katrina. Las consecuencias fueron miles de muertos y el descrédito de las autoriades responsables de la gestión de la catástrofe

No dar la alerta por miedo es menospreciar a la
sociedad y ponerla en riesgo


(Próximamente explicaré de qué fuente procederá la alerta)

El Periodismo de Emergencias es una herramienta fundamental para hacer frente a las crisis emergentes


Plan de Comunicación de Emergencias. Estrategia a desarrollar.

La gestión de una crisis informativa emergente requiere, como es lógico, tener prefijado un plan de acción que funcionando en lo ordinario también lo haga en los extraordinario. Para ello, es preciso fijar una serie de principios esenciales que hagan eficaz nuestra acción informativa en aras a cubrir nuestros objetivos fundamentales. Una estrategia general. El plan de acción destinado a proteger a los ciudadanos y sus bienes se define por:

1. Una información inmediata y continuada. Una política proactiva de comunicación

Cuando surge la catástrofe el servicio de información de emergencia no puede quedarse esperando a ver cómo se van desarrollando los acontecimientos para decidirse a actuar. Sin perder un minuto debe comenzar a recopilar toda la información precisa y, simultáneamente, ir desarrollando un plan de acción. La información debe fluir ágilmente hacia el interior de la organización, hacia los Centros de mando y control, pero deberá de hacerlo enseguida hacia el exterior, so pena de que los rumores se disparen. Entonces el dique informativo se habrá roto y la avenida desinformativa será difícilmente controlable. Después, ya sólo quedará una crisis de complicada gestión que habrá dejado muchas “víctimas informativas” por el camino.

2. Llenar el Vacio. Evitar el Rumor.

Así las cosas, mientras los enviados especiales del servicio de información de emergencias se desplazan hacia el lugar del siniestro, su acción informativa no cesa. De camino recopilan datos y simultáneamente van trasladando una primera información a la dirección de la emergencia y a los Medios Informativos. En cuanto se posee una información mínimamente contrastada debe empezar a fluir la información. De no ser así, cualquier ciudadano (equipado hoy por hoy de un teléfono móvil capaz de enviar fotos y videos) se convertirá en una reportero improvisado para los medios de comunicación. El espacio que debería ocupar una fuente solvente lo llenará el enteradillo de turno. Las emisoras de radio acogerán sin pudor sus jugosos cortes de voz y sus fotos empezarán a ser publicadas por los Medios digitales.

3. Recomendaciones a la población.

No sólo se debe explicar a los ciudadanos de forma concreta y clara qué está ocurriendo. Junto a esta información, permantemente actualizada, deben ofrecerse pautas de actuación ante la emergencia o la catástrofe. Un Plan de acción con el que evitar o aminorar los daños. Una serie de consejos con los que regresar a la normalidad cuando la emergencia haya finalizado. Para ello, se elaborarán y difundirán, de acuerdo con el director del Plan de emergencia, los mensajes de protección civil destinados a lograr tales fines.

(próximamente explicaré cúales deben ser las fases informativas de este Plan de Comunicación)

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Los objetivos de un Plan de Comunicación de Emergencias

No cabe duda que la protección de los ciudadanos y sus bienes va a ser ineludiblemente el norte en la acción informativa de cualquier servicio de información de emergencias. No puede ser de otro modo en una administración moderna y democrática. A esto habría que unir en tercer lugar la protección medioambiental. Cualquier otro tipo de consideración política o de interés de partido debe ceder ante las garantías de los derechos fundamentales de los ciudadanos.

Además, de estos objetivos prioritarios, en su lógica dependencia de la administración un Servicio de información de emergencias deberá procurar contribuir a defender el buen nombre de la administración que le sustenta, sin que ello suponga conculcar la normativa vigente ni mentir a los ciudadanos y los Medios de Comunicación. En este misma línea se procurará defender la imagen de los servicios de emergencia dependientes de su propia administración y se evitará, en la medida de lo posible los conflictos con otros organismos o administraciones.

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El Periodista como agente de Protección Civil

Cuando surge la emergencia todos son prisas. Lo son en las redacciones y como no en los servicios de emergencia. El periodista acudirá a la administración para buscar entre sus filas a los portavoces de las tragedias, de los que de entrada sospecha. A priori les considerá incompetentes, manipuladores, cuando no mentirosos, faltos de diligencia, torpes. Pero les necesita para contrastar la información. No se fía de ellos, pero les requiere. No cree en ellos pero acudirá en su búsqueda para conocer qué está ocurriendo y, como ya hemos dicho, cuanto más se parezca el perfil de este portavoz al de un político, más reducida será su credibilidad.

Desde el lado de la administración la visión no será menos interesada. Sólo se quiere cerca al periodista cuando nos es útil para difundir los mensajes que interesa poner en conocimiento de la opinión pública. Su presencia será indeseada por su alto grado de intrusismo e ingerencia, pero “hay que convivir con ellos y emplearles para defender nuestra imagen o comunicar nuestras recomendaciones de protección civil”.

Estamos por tanto frente a una mutua relación de amor y odio en la que brilla un interés común. Es en esta tesitura donde un servicio de información de emergencias debe intentar transformar esta visión antagónica y maniquea transmutando al periodista en una auténtica herramienta de comunicación, una colaborador de protección civil, un canal de comunicación ágil y fluido con el ciudadano. El periodista puede dejar de ser un intruso y convertirse por lo tanto en un elemento valioso en la gestión de la emergencia. Para ello, estableceremos una relación sólida y fluida entre ambas partes que debe de surgir del mutuo conocimiento, respeto y confianza. Ambos deben saber hasta donde pueden colaborar, qué precisan el uno del otro, y cúales son sus límites.

Para que este proceso sea exitoso es conveniente que las redacciones designen de entre sus componentes a profesionales experimentados que se especialicen en el área de sucesos, y que de forma habitual trabajen la información de emergencias y catástrofes. Así, el servicio de información de emergencias deberá ofrecer, de forma complementaria, una oferta formativa especializada a los Medios de Comunicación, que permita que estos profesionales conozcan más de cerca el funcionamiento de las emergencias y el marco operativo y legal en el que se mueven. Del conocimiento y el contacto diario surgirá una mutua confianza, esencial cuando se desencadene la catástrofe.

Para facilitar esa complicidad es preciso el conocimiento personal entre los profesionales de la comunicación y los agentes del servicio de información de emergencias. Relación humana y de confianza que se afianza con la mutua preocupación por los intereses y preocupaciones del otro. ¿Cómo se encuentra?, ¿qué tal las últimas vacaciones?, ¿operaron ya a tu hijo, fue todo bien? Preocupación real y no fingida. Al fin y al cabo ambas partes tienen una obligación de servicio público como marca nuestra Constitución y las leyes que la desarrollan.

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¿Quién debe gestionar la información de emergencias?

El Plan de Protección Civil de la Comunidad de Madrid de 1992 establece en su Capítulo III que el Director del Plan de Emergencia determinará y coordinará la información a la población, para ello contará con un Gabinete de Información en dependencia directa. Nada dice por supuesto sobre la cualificación de quienes deben componer tal servicio.

La Comunidad de Madrid resolvió tal cuestión en 2.001 mediante convenio suscrito con la entonces empresa pública Madrid 112 a quien encomienda “la prestación del servicio de portavoz y de coordinación de todas aquellas demandas de información que puedan producirse en relación al servicio de atención de urgencias de la Comunidad de Madrid, destacando por su importancia las relaciones con los Medios de Comunicación“. A tal fin, la empresa deberá designar a, como mínimo, un miembro de su gabinete de prensa que deberá ostentar una categoría acorde con los siguientes parametros:

– Titulación Superior en Ciencias de la Información, Rama Periodismo.
– Experiencia profesional acreditada en labores informativas y de coordinación de equipos profesionales”.

Pero no cabe duda que este es sólo un modelo, lo verdaderamente importante es analizar porqué se llega a tal solución.

El Rumor

Cuando surge la emergencia lo hace siempre acompañada de la mano de los rumores. Cuando el humo del incendio comienza a elevarse sobre la tragedida atrae cual poderoso imán a los medios de comunicación, que rapidamente comienzan a hacerse preguntas que precisan urgente respuesta. ¿Dónde está exactamente el fuego?, ¿Qué se quema? ¿Hay heridos o Atrapados? ¿Hay graves daños? ¿Cúales son las causas?. A mayor gravedad de siniestro máyor presión mediática. Los redactores jefes mandarán al lugar a sus periodistas. Si el medio es audiovisual,y si se trata de forma especial de una radio, la consigna es clara…”Entra en directo con lo que tengas”. La presión para el redactor será fuerte.

Al llegar, el periodista buscará las fuentes que le pueden responder sus preguntas con la mayor celeridad posible. No tiene tiempo y sí muchos interrogantes. El informativo le reclama y ya tiene que entrar en directo. La información es para ya. Pero…¿qué ocurre si ninguno de los intervinientes puede contestar su interrogatorio? Los bomberos intentan desesperadamente controlar el fuego, los sanitarios todavía están estabilizando a las víctimas, la policía bastante tiene con garantizar la seguridad evitando que los curiosos entren en el área de intervención. El caldo de cultivo es propicio. Surge el Rumor que según la Doctora en Periodismo por la Universidad Complutense de Madrid, Pilar Rodríguez Ortega, se caracteriza por la impersonalidad de la fuente, su ambigüedad, y su falta de transparencia y que ella misma formula como: R= i por a. Siendo i= importancia del asunto y a= ambigüedad. El enteradillo de turno aportará la información que tanto precisa el periodista con lo que la alarma social estará servida.

Solución

Información contrastada procedente de una fuente solvente y acreditada. Parece de perogrullo pero en una situación de emergencia, peor aún, de catástrofe, esa fuente debe estar ahí, preparada para hacer frente al rumor, antes incluso de que surja. Esa fuente no se improvisa, ni de entre los intervinientes y, menos aún , de los políticos, que llegarán cuando la catástrofe esté servida. Será por lo tanto un portavoz único que aglutine todos los datos del siniestros desde todos sus ámbitos (auxilio y rescate, asistencia sanitaria, social, psicológica y la seguridad). La duplicidad de portavoces sólo generará importantes distorsiones informativas y graves contradicciones que , en algunos casos, pueden llegar incluso a poner en riesgo a la población. Pero es que, además, el coordinador de la emergencia, que debe ser también único, debe contar con una única oficina de información de emergencias. El Servicio de Información de emergencias debe tener preparada su estrategia comunicativa antes de que las demandas mediáticas se produzcan, y mantener un hilo informativo constante y renovado con la Prensa.

Para evitar el rumor, la información será por tanto rápida, puntual, objetiva, contrastada y creible. Una información carente de ocultismos y que no genere alarma social, con recomendaciones de autoprotección para el ciudadano. Evidentemente, para lograr estos objetivos y nutrir a los periodistas que se desplazan al siniestro es imposible trabajar desde un despacho situado a decenas de kilómetros del lugar de la emergencia. Para lograr informar a los enviados especiales a tiempo, y evitar los rumores, hacen falta otros enviados especiales.

¿Quienes deben integrar la oficina de información de emergencias?

Una encuesta realizada entre periodistas fraceses en 1992 concluía que en situaciones de emergencias los profesionales de la comunicación consideraban como fuentes más creibles a los técnicos responsables de coordinar la emergencia y tras ellos los portavoces de estos técnicos. Siempre debe informar el más creible, pero si se trata de luchar contra los rumores, en la primera fase de la intervención de emergencia es evidente, que ni el jefe de bomberos ni el coordinador médico podrán atender a la Prensa. Queda por lo tanto su portavoz. Así, se buscará a profesionales de la comunicación en situaciones de crisis con una amplia formación en emergencias (conocimientos de auxilio y rescate, sanitarios, etc…) con el fin de garantizar en primer termino la credibilidad y la eficacia del mensaje que deberá ser lo suficientemente técnico para ser creible, y lo suficientemente coloquial para que lo entiendan todos los ciudadanos. Sus conocimientos en emergencias le permitirán recoger in situ, casi de un vistazo, la información que precisa para elaborar los mensajes informativos, que una vez validados por el Director del Plan de emergencias, serán difundidos. Fueron con estos razonamientos como la Comunidad de Madrid creo su Servicio de Información de Emergencias.

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